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Comme toutes les autres structures appartenant au programme 274, le Centre National de Développement de l’Informatique (CENADI), Direction externe rattaché au MINFI, a pris part aux travaux du quatrième dialogue de gestion le 29 juillet 2021 à l’Hôtel Hilton de Yaoundé.

Placée sous la coordination du Directeur Général du Budget, M. Cyrille EDOU ALO’O, cette rencontre a permis entre autres d’évaluer le niveau de mise en œuvre des activités inscrites dans le Plan de Travail Annuel (PTA) par les différentes structures.  

Le CENADI qui appartient à l’action 8 intitulé « Pilotage et coordination des services du programme 274 » peine à avancer de manière pertinente avec ses projets inscrits dans le PTA 2021. Il affiche à mi-parcours un niveau de mise en œuvre de ses activités de 45%.  Taux jugé insuffisant après évaluation et qui laisse entrevoir un risque élevé de non atteinte des objectifs fixés.

Le top management de l’institution ne s’avoue pas pour autant vaincu.  Il œuvre à booster ses équipes à la réalisation de leurs activités. La tenue le 05 août 2021 du deuxième dialogue de gestion interne du CENADI en est une parfaite illustration.

Evolution des activités inscrites au PTA 2021

Le CENADI a inscrit douze (12) activités dans le PTA de 2021. Leur exécution  a été passée au peigne fin au cours des travaux du quatrième dialogue de gestion du programme 274. Il s’agit  de :

– l’opérationnalisation du Système d’Agrégation des Moyens de Payement (SYAMPE) dont la mise sur pied de la plateforme support des opérations est en cours et la maintenance des interfaces applicatives réalisée ;

– la remise en service du serveur SUN EXADATA du projet SIGIPES2 avec la formation à l’administration du serveur en cours ;

– la poursuite du projet PHŒNIX dont la formation permanente des formateurs en administration et exploitation des systèmes Z/OS VM DATACOM V14 est effectuée et la migration DATACOM/DB/ANTILOPE V9 vers la V14 actuellement en cours ;

– le déploiement d’un système de tracking des présences dont le rapport d’étude est disponible ;

– la poursuite effective du déploiement des nouveaux services de la Z14 avec déjà disponibles le rapport des besoins des clients, la signature de deux contrats avec des partenaires ainsi que le déploiement de la solution ;

– la poursuite de la modernisation et de la sécurisation de la plateforme du CENADI qui se traduit par l’établissement d’une liaison d’interconnexion synchrone entre le site principal (site de production) et le site de relève (site de back up) ;

– l’interconnexion par VSAT des sites principaux de back up et de ceux des sites déconcentrés dont l’audit des infrastructures existants est réalisée tandis que l’installation et la configuration des équipements est en cours ;

– la gestion et la maintenance des équipements de transmission des données par l’ensemble des sites Antilope et SIGIPES. A ce sujet, le rapport de l’audit du réseau local des sites est disponible. Reste à élaborer celui du suivi des recommandations dudit audit ;

– l’étude sur l’harmonisation des programmes de formation en informatique au Cameroun. Le groupe de travail en charge de la question est en cours de création ;

– le suivi de la formation de l’IAI-Gabon avec la mise en place du comité scientifique en cours.

– l’élaboration du Manuel des Procédures Administratives et Techniques (MPAT) du CENADI dont le groupe de travail a été mis en place ;

– la coordination et le suivi des activités du CENADI sont effectifs avec notamment la disponibilité des compte-rendu (02) des dialogues internes de gestion, des procès-verbaux (01) des conseils de direction et les rapports (02) de mise à jour régulière du site web du CENADI.

Le round up  des activités inscrits dans le PTA 2021 ainsi fait, l’on Bon à savoir, le dialogue de gestion est un cadre d’échanges, d’évaluation et de projection mis en place au sein d’un Programme afin d’assurer le suivi permanent de l’état de réalisation des objectifs inscrits dans sa feuille de route et le cas échéant, la mise au point d’actions correctives.

Mieux préparer le PTA 2022

C’est dans cette optique que Mme le Directeur, le Dr MVEH née ABIA Chantal Marguerite, a prescrit aux Chefs de Divisions de se mettre résolument au travail. Un accent devant être mis sur la maturation des projets et le travail collaboratif. A cet effet, elle a instruit que soient conviés au prochain dialogue de gestion interne  tous les Chargés d’Etude des différentes divisions.

Mme le Directeur a indiqué que le moment est venu de préparer le PTA 2022. Il faut dès à présent lister les activités qui ont déjà commencé à être maturé, les circonscrire, écrire et discuter avec les collaborateurs. Chacune des activités choisie doit avoir un lien avec le programme 274 a-t-elle précisé.

Pour un meilleur suivi de l’état d’avancement des activités, Mme le Directeur a demandé au Chef de Division des Etudes et des Projets (DEP) d’élaborer les procédures de maturation des projets, de définir  les critères d’avancement de ceux-ci et de désigner des points focaux pour les différents types de projets.

Faisant échos aux recommandations de M. EDOU ALO’O Cyrille, Mme le Directeur a instruit la publication des articles pour la visibilité du CENADI sur le site de la DGB  et réitérer la nécessité de s’investir dans la réalisation des activités du PTA. L’objectif est d’améliorer significativement le taux d’avancement des activités. Le compte à rebours pour la fin de cet exercice étant déjà enclenché.

Le style administratif est une façon de s’exprimer propre à l’administration. Il utilise des mots, des formules et des tournures de phrases, en neuf qualités.

• La simplicité. Elle voudrait que l’agent public évite des mots pompeux, des phrases longues et obscures ;
• La clarté au travers de laquelle, le rédacteur évitera au lecteur de deviner l’idée développée. Le langage de l’administration est commun à tous les destinataires ;
•  La précision ou l’exactitude afin d’éviter des interprétations erronées ou incorrectes par le destinataire  quel qu’il soit (supérieur hiérarchique, collaborateur, collègue ou tout autre usager) ;
• La courtoisie, à laquelle s’ajoute la prudence ;
• L’objectivité,  précieuse dans les rapports entre collaborateurs ;
• La synthèse, très utile pour faciliter la décision ;
• Le respect de la hiérarchie qui doit se traduire dans les documents avec l’emploi des certaines formules consacrées. Ainsi, un supérieur hiérarchique pour s’adresser à ses collaborateurs écrira par exemple: « J’ai l’honneur de vous faire connaître…, Je vous envoie ci-joint pour étude…, J’attache du prix à la réalisation rapide…, Je vous engage à faire preuve de plus de circonspection à l’avenir… »

Et pour s’adresser à la hiérarchie, l’agent écrira : « Je vous saurais gré de bien vouloir…, J’ai l’honneur de vous rendre compte…, Je vous suis très obligé de la bienveillante attention que vous voudrez bien porter à ma requête… »

• La neutralité synonyme d’impartialité en rapport avec l’égalité de tous devant le service public. Elle est étroitement liée au principe d’objectivité ;
• La responsabilité qui doit transparaître dans le choix des mots, la transcription de l’identité du signataire du document.

Outre ces qualités, le document administratif doit revêtir un caractère convaincant, crédible, et son contenu doit être vérifiable. Il doit enfin être dépouillé de pléonasmes et de mots génériques.

Avoir un bon style administratif et une bonne méthode rédactionnelle ne suffisent pas. L’agent public doit choisir le type de document à rédiger et en respecter les principes.

Il existe en effet plusieurs types d’écrits administratifs que les facilitateurs du séminaire de renforcement des capacités des personnels du CENADI en « Rédaction, éthique et déontologie administratives » ont regroupé en quatre catégories : les lettres, les documents de liaison et d’information à sens unique, les documents d’injonction et pour rendre compte et les actes administratifs. 

CONNAITRE LES TYPES DE LETTRES

S’agissant des lettres, on distingue :

– les lettres à forme personnelle qui émanent soit de l’agent public soit du supérieur hiérarchique ou encore de l’administration vers des destinataires bien précis ;

– la lettre à forme personnelle à caractère affectif initiée par un agent public qui voudrait exprimer sa gratitude, sa compassion ou tout simplement sa déférence ;

-la lettre à forme personnelle initiée par un agent public avec un objet administratif (demande de permission d’absence, de jouissance de congé annuel, de prise en charge) ;

-la lettre à forme personnelle d’un supérieur hiérarchique à son subordonné ;

-Enfin, la lettre entre services avec plusieurs mentions associées.

Le point de convergence entre ces lettres se situe au niveau de leur présentation en ce sens qu’elles doivent toujours porter les noms, prénoms et adresses du destinataire, le lieu et la date, les formules appropriées et les timbres.

MAITRISER LES DOCUMENTS D’INFORMATION

A propos des documents d’information à sens unique l’on retrouve le message fax et le message porté, la note, le communiqué, l’attestation et le certificat.

Parmi les documents d’injonction (qui servent à instruire un collaborateur), on y retrouve l’ordre, la directive, la note de service, l’instruction et la circulaire. De manière ramassée, l’on retient que :

• la note est un document de communication écrite utilisé à l’intérieur d’une même entité administrative. Il existe des notes de synthèse, les notes de présentation, note de transmission et les notes d’analyse ;
• les documents pour rendre compte d’un événement ou d’une activité. Parmi ceux-ci on peut citer : le compte-rendu, le procès-verbal, le rapport et le mémoire ;
• les actes administratifs qui représentent la trace écrite de la manifestation de la volonté de l’administration publique. Laquelle crée ou modifie une situation juridique. Il en existe deux à savoir les actes administratifs unilatéraux et les actes administratifs bilatéraux.

La méthode de rédaction administrative, était un autre exposé présenté lors du récent séminaire de renforcement des capacités des personnels du CENADI.

La rédaction administrative a été définie comme l’ensemble des démarches utilisées pour optimiser les productions écrites. Il s’agit des actions à mener ou des étapes à suivre.  Huit étapes ont ainsi été décrites au cours de cette formation :

• la définition de l’objectif. Nous voulons proposer ? persuader ? conseiller ? instruire ? ou motiver ? etc.;
• l’indentification du/des destinataire(s) avec à l’esprit que le ton et le registre linguistique ne seront pas les mêmes selon que l’on s’adresse à la hiérarchie, aux collaborateurs, à une personne physique ou à une institution ;
• la collecte des informations ;
• la structuration du contenu. A ce niveau, il est généralement conseillé de commencer par la présentation de l’existant, suivie du développement des idées, et de terminer par les propositions ou les conclusions ;
• la pré-rédaction ;
• la rédaction ;
• la mise en page ;
• la relecture.

BONNE CONNAISSANCE DES FORMULES

Ces étapes, loin d’être figées, ont pour objectif d’emmener le rédacteur à produire des messages facilement perceptibles par le destinataire.

La rédaction administrative est un processus qui emploie des formules dans les différentes parties du texte administratif.

On y retrouve des formules d’introductions au rang desquelles :

–  les formules d’appel général qui varient en fonction de la qualité des destinataires ;

– la formule « J’ai l’honneur » qui doit s’utiliser une fois dans une correspondance et peut se retrouver au début au milieu ou à la fin ;

– les formules d’introduction se référant à un élément précédent ou celles qui n’ont aucune référence à un élément précédent.

– les formules d’exposition avec atténuation de courtoisie d’une part et d’autre part les formules d’exposition autoritaires.

– les formules de conclusion parmi lesquelles les formules de courtoisie, les formules impersonnelles de conclusion (Je vous serai obligé…, Je vous serai reconnaissant…, Je vous saurai gré…) et les formules personnelles de conclusion (veuillez agréer…, veuillez croire…, Je vous prie de bien vouloir…).

– Enfin, des formules d’instructions telles « Me voir », « M’en parler ». 

L’IMPORTANCE DE LA VERIFICATION

Les rouages de la rédaction ainsi partagés, les facilitateurs ont conseillé aux participants de toujours passer à la vérification de leurs documents surtout si ceux-ci sont destinés aux plus hautes autorités de l’Etat. Pour cela deux grilles d’évaluation ont été présentées. Elles permettent d’améliorer la qualité du document et passent en revue entre autres la lisibilité du document, sa compréhension, la mémorisation du message et la motivation de la réponse.

ASTUCES POUR UNE BONNE REDACTION

Quelques astuces ont enfin été données aux participants pour une meilleure rédaction. Sans être exhaustif il leur a été conseillé de commencer par présenter sommairement mais entièrement l’antithèse avant de développer l’argumentaire devant conduire à la proposition que l’on estime meilleure. Puis de s’approprier le style de la hiérarchie et l’adapter dans les productions écrites, de présenter plusieurs propositions à la hiérarchie, en présentant à chaque fois les plus-values et les limites de chaque option.

Evoquant la question de la ponctuation, il leur a été dit qu’il est correct d’écrire par exemple : les minuscules en début d’énumération et des points virgules à la fin, avec un point à la dernière ligne de l’énumération ; les nombres en lettres et entre parenthèses en chiffres en français et l’inverse en anglais ; des minuscules après les tirets dans les mots composés sauf en cas d’écriture consacrée.

« Ethique et déontologie administrative », c’est l’une des thématiques abordées lors du séminaire de renforcement des capacités des personnels du CENADI.

De l’exposé fait par les experts venus du Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative (MINFOPRA) il ressort que l’éthique est la science de la morale. C’est une discipline qui prétend fournir des normes d’action justes aux humains. L’éthique professionnelle apparaît donc comme « l’ensemble des règles, principes  fondamentaux et valeurs qui tracent la ligne directrice de chaque entreprise ».

La déontologie quant à elle est « l’ensemble des règles qui régissent une profession et guident la conduite de ceux qui l’exercent ». Dans la fonction publique ces règles résultent des lois, des règlements et des différentes instructions. Qui diffèrent sensiblement d’un service à un autre. Les principes communs à tous les services publics sont les principes de mutabilité, de continuité et d’égalité.

EN GUISE DE RAPPEL AUX PERSONNELS

Ainsi sur le plan éthique l’agent public est astreint :

– à la préservation de l’intérêt public, notamment la recherche de l’intérêt général, la soumission au droit, la loyauté envers les institutions républicaines et la priorité aux intérêts des usagers et aux missions de l’Etat ;

-à la culture de la performance qui allie efficacité et efficience. Elle voudrait que l’agent public ait la capacité de mener ses activités à un rendement élevé, à la satisfaction maximale de sa hiérarchie. C’est le résultat d’une préparation technique adéquate, d’une disposition psychologique positive et d’un environnement propice à des efforts exceptionnels ;

– au sens des responsabilités qui implique le sens de l’anticipation et de la précision.

QUALITES REQUISES EN TERMES DE DEONTOLOGIE

Pour ce faire l’agent public doit avoir à la fois des qualités intellectuelles, civiques, éthiques, professionnelles et humaines.

Ses obligations contenues dans le Statut Général de la Fonction Publique en ses articles 35 et suivants indiquent qu’il doit servir et se consacrer au service ; qu’il fasse preuve de désintéressement, de réserve, d’obéissance et de discrétion professionnelle.

Cette communication a permis aux facilitateurs de prodiguer quelques conseils aux participants notamment sur :

– la nécessité de cerner la personnalité du supérieur hiérarchique d’une part et d’autre part celle de l’usager ;

– la manière d’exprimer l’impossibilité de s’exécuter à sa hiérarchie. Action qui ne saurait s’assimiler à refus de collaborer ;

– la nécessité de penser aux activités que l’on pourra mener au cours de la période de cessation des activités administratives qu’est la retraite. Laquelle a forcément une incidence financière sur les revenus de l’agent public.

La salle de conférence du CENADI a servi de cadre du 13 au 14 juillet 2021 aux travaux du séminaire de renforcement des capacités des personnels du CENADI en «rédaction, éthique et déontologie administratives».

Objectif : accroître les performances des personnels en service au CENADI (services centraux et centres informatiques de Bafoussam, Douala et Garoua).

Pour ce faire, la direction du CENADI a fait appel à deux facilitateurs venus du Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative (MINFOPRA) : Marie Madeleine ONDO, Administrateur civil principal, actuel chef de cellule de suivi et Ange Trésor Nana NGAMI, Administrateur civil, ancien chef de cellule du suivi et actuel chef de cellule de la planification et des projets.

« CONNAISSANCES A REPERCUTER »

Le Dr Chantal Marguerite MVEH, Directeur du CENADI, a indiqué que l’opportunité de l’organisation de ce séminaire résidait dans le fait que l’institution «regroupe en son sein une grande population d’informaticiens dont la formation initiale est éloignée des préoccupations administratives. Et pourtant, dans leurs activités quotidiennes, ce personnel doit produire des documents administratifs».

Sur les 125 Personnels que compte le CENADI, a-t-elle souligné en s’adressant aux participants « vous avez été choisi par vos différentes hiérarchies. Les connaissances que vous allez recevoir doivent être répercutées à vos autres collègues. Vous devez donc être attentifs. Posez les questions et surtout participez activement aux travaux en atelier ».

Poursuivant son propos, elle a décliné les thématiques à aborder : les bases de la déontologie administrative  et les règles du vocabulaire administratif, les différents types d’écrits administratifs et les usages à respecter.

TRAVAUX PRATIQUES

La première journée a été dédiée aux communications suivies des échanges sur ces thématiques. La deuxième quant à elle a été réservée  aux travaux en ateliers durant lesquels la vingtaine de participants s’est essayée à la rédaction des notes, de la lettre, du compte rendu et du bordereau de transmission.

Au terme des travaux, les participants, tout en remerciant la hiérarchie pour l’initiative, ont souhaité revoir sur des périodes plus longues, de pareilles formations qui, comme l’a souligné Dr Chantal Marguerite MVEH pourrait contribuer« à faire du CENADI une institution fière et jalouse de la qualité des documents administratifs qu’elle produit ».

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités du Programme 274, le CENADI a récemment organisé  du 23 au 25 juin 2021 une session de formation pour certains de ses personnels intervenant dans l’animation de son site web. La formation portait sur le transfert des compétences techniques et fonctionnelles dans l’utilisation du CMS WordPress. C’est un système Open Source de gestion de contenus. Selon les experts, il est actuellement (Parts de marché des différents CMS , données de février 2021) :WordPress: 64,2 %) l’outil le plus utilisé dans la création rapide des sites web (ndlr).

La formation était animée par deux ingénieurs informaticiens, Architectes Systèmes du CENADI par ailleurs administrateurs du site web de  cette institution à savoir : Messieurs Guy Bertrand ATOKO, en service à la Division de l’Exploitation et des Logiciels (DEL) et Serge BOUGA NTSENGUE, en service à la Division de la Téléinformatique et de la Bureautique (DTB). Ils se sont relayés pour l’encadrement des cinq participants suivant le planning élaboré à cet effet.

Objectifs

Les travaux qui se sont déroulés dans les locaux de l’institution à la salle 015 avaient pour objectifs d’outiller et de capaciter les responsables de cette activité qui se veut pérenne.

Il s’est agi pour les formateurs de transmettre des connaissances théoriques et des compétences pratiques dans l’utilisation du système de gestion de contenu WordPress. Une introduction à l’utilisation de cet outil a été faite notamment sa présentation, son historique et les exemples d’utilisation.  Elle a ainsi permis aux participants de s’approprier à la fois du vocabulaire qui y est usité avec les mots clés tels que : back-end, front-end, articles, pages, commentaires et tags.

Acquis

Tout en définissant les rôles des utilisateurs (contributeur, auteur, éditeur et administrateur), les formateurs ont, pour la circonstance, accordé des privilèges aux participants dans un site web exemple créé à cet effet. Les apprenants ont été ainsi initiés aux mécanismes d’accès à la partie administrative d’un site web et ont expérimentés les procédures de gestion et de mise en page d’un article à savoir : son ajout ou  son insertion, sa publication et/ou sa modification. Le choix de la catégorie à attribuer à un article, le choix de la taille des images à publier ainsi que la manière de les téléverser, le téléchargement d’un fichier, la création d’un lien entre deux articles, la gestion d’un blog, la réponse aux commentaires et la modification du code source sont autant de champs explorés lors de cette formation.

            Au terme des trois jours, les participants ont exprimé leur satisfaction. Ils sont désormais capables d’animer un site de façon permanente en tant qu’auteurs. Pour la hiérarchie, en plus des mises à jour régulières, ce site doit devenir une référence en termes de qualité des contenus qui y sont publiés.

Un Cadre, Une Certification, c’est l’objectif que s’est fixé le Top Management du Centre National de Développement de l’Informatique (CENADI). Structure qui a la particularité et le prestige de faire tourner les gros systèmes qui ne sont pas à la portée de tous. Aussi, le renouvellement de ses équipes et la nécessité de pérenniser entre autres 40 années de métier de PAYROLL reste un défi majeur. Il est question aujourd’hui pour le Centre d’assurer une transition souple entre les anciens qui sont tous à la retraite depuis plusieurs années et la jeune génération.

D’abord partagé en réunion de coordination, le projet a été porté à l’attention de l’ensemble du personnel. La Division de l’Informatique appliquée à la Recherche et à l’Enseignement (DIRE), porteur du Projet a ainsi procédé dans un premier temps à un recensement des tous les personnels inscrits dans une quelconque certification. De cet état des lieux qui a révélé le faible taux d’inscription aux formations certifiantes, Mme le Directeur a instruit tous ceux qui n’y sont pas encore de le faire dans les meilleurs délais.

L’objectif étant de renforcer les capacités et de valoriser les compétences du personnel  du CENADI  afin de lui permettre de mieux remplir ses missions et de s’arrimer à l’évolution technologique.

Au sein du personnel des interrogations fusent tant sur la prise en charge desdites formations que sur les domaines de formations et leur mise en pratique (présentiel ou en ligne).

La Direction privilégie l’option de formation en ligne  relative au vaste champ de l’informatique et du numérique. Lequel domaine est sans cesse en mutation et nécessite une mise à niveau permanente. En attendant une éventuelle prise en charge par la hiérarchie, il a été clairement signifié au personnel de financer individuellement les formations chacun selon sa bourse tout en s’assurant d’être disponible pour la continuité de services. Mme le Directeur, qui tient la main ferme au strict respect de cette instruction a fixé au 28 mai 2021 la date limite de dépôt des listes actualisées des personnels ayant suivi des certifications, ou en cours de formation dans divers domaines, ainsi que les documents attestant desdites formations. Il s’agit notamment des reçus de paiement de la formation, des frais de certifications et le descriptif de la certification. La présentation de reçus subodore une éventualité de remboursement des frais de formation.

Bien que timidement, la mayonnaise semble prendre.  Les Divisions comme la DTB ont facilité avec des instituts de formation de la place pour l’expertise métier propre à leurs attributions. Les autres, même individuellement, prennent le train en marche.