La méthode de rédaction administrative, était un autre exposé présenté lors du récent séminaire de renforcement des capacités des personnels du CENADI.
La rédaction administrative a été définie comme l’ensemble des démarches utilisées pour optimiser les productions écrites. Il s’agit des actions à mener ou des étapes à suivre. Huit étapes ont ainsi été décrites au cours de cette formation :
- la définition de l’objectif. Nous voulons proposer ? persuader ? conseiller ? instruire ? ou motiver ? etc.;
- l’indentification du/des destinataire(s) avec à l’esprit que le ton et le registre linguistique ne seront pas les mêmes selon que l’on s’adresse à la hiérarchie, aux collaborateurs, à une personne physique ou à une institution ;
- la collecte des informations ;
- la structuration du contenu. A ce niveau, il est généralement conseillé de commencer par la présentation de l’existant, suivie du développement des idées, et de terminer par les propositions ou les conclusions ;
- la pré-rédaction ;
- la rédaction ;
- la mise en page ;
- la relecture.
BONNE CONNAISSANCE DES FORMULES
Ces étapes, loin d’être figées, ont pour objectif d’emmener le rédacteur à produire des messages facilement perceptibles par le destinataire.
La rédaction administrative est un processus qui emploie des formules dans les différentes parties du texte administratif.
On y retrouve des formules d’introductions au rang desquelles :
– les formules d’appel général qui varient en fonction de la qualité des destinataires ;
– la formule « J’ai l’honneur » qui doit s’utiliser une fois dans une correspondance et peut se retrouver au début au milieu ou à la fin ;
– les formules d’introduction se référant à un élément précédent ou celles qui n’ont aucune référence à un élément précédent.
– les formules d’exposition avec atténuation de courtoisie d’une part et d’autre part les formules d’exposition autoritaires.
– les formules de conclusion parmi lesquelles les formules de courtoisie, les formules impersonnelles de conclusion (Je vous serai obligé…, Je vous serai reconnaissant…, Je vous saurai gré…) et les formules personnelles de conclusion (veuillez agréer…, veuillez croire…, Je vous prie de bien vouloir…).
– Enfin, des formules d’instructions telles « Me voir », « M’en parler ».
L’IMPORTANCE DE LA VERIFICATION
Les rouages de la rédaction ainsi partagés, les facilitateurs ont conseillé aux participants de toujours passer à la vérification de leurs documents surtout si ceux-ci sont destinés aux plus hautes autorités de l’Etat. Pour cela deux grilles d’évaluation ont été présentées. Elles permettent d’améliorer la qualité du document et passent en revue entre autres la lisibilité du document, sa compréhension, la mémorisation du message et la motivation de la réponse.
ASTUCES POUR UNE BONNE REDACTION
Quelques astuces ont enfin été données aux participants pour une meilleure rédaction. Sans être exhaustif il leur a été conseillé de commencer par présenter sommairement mais entièrement l’antithèse avant de développer l’argumentaire devant conduire à la proposition que l’on estime meilleure. Puis de s’approprier le style de la hiérarchie et l’adapter dans les productions écrites, de présenter plusieurs propositions à la hiérarchie, en présentant à chaque fois les plus-values et les limites de chaque option.
Evoquant la question de la ponctuation, il leur a été dit qu’il est correct d’écrire par exemple : les minuscules en début d’énumération et des points virgules à la fin, avec un point à la dernière ligne de l’énumération ; les nombres en lettres et entre parenthèses en chiffres en français et l’inverse en anglais ; des minuscules après les tirets dans les mots composés sauf en cas d’écriture consacrée.