Avoir un bon style administratif et une bonne méthode rédactionnelle ne suffisent pas. L’agent public doit choisir le type de document à rédiger et en respecter les principes.
Il existe en effet plusieurs types d’écrits administratifs que les facilitateurs du séminaire de renforcement des capacités des personnels du CENADI en « Rédaction, éthique et déontologie administratives » ont regroupé en quatre catégories : les lettres, les documents de liaison et d’information à sens unique, les documents d’injonction et pour rendre compte et les actes administratifs.
CONNAITRE LES TYPES DE LETTRES
S’agissant des lettres, on distingue :
– les lettres à forme personnelle qui émanent soit de l’agent public soit du supérieur hiérarchique ou encore de l’administration vers des destinataires bien précis ;
– la lettre à forme personnelle à caractère affectif initiée par un agent public qui voudrait exprimer sa gratitude, sa compassion ou tout simplement sa déférence ;
-la lettre à forme personnelle initiée par un agent public avec un objet administratif (demande de permission d’absence, de jouissance de congé annuel, de prise en charge) ;
-la lettre à forme personnelle d’un supérieur hiérarchique à son subordonné ;
-Enfin, la lettre entre services avec plusieurs mentions associées.
Le point de convergence entre ces lettres se situe au niveau de leur présentation en ce sens qu’elles doivent toujours porter les noms, prénoms et adresses du destinataire, le lieu et la date, les formules appropriées et les timbres.
MAITRISER LES DOCUMENTS D’INFORMATION
A propos des documents d’information à sens unique l’on retrouve le message fax et le message porté, la note, le communiqué, l’attestation et le certificat.
Parmi les documents d’injonction (qui servent à instruire un collaborateur), on y retrouve l’ordre, la directive, la note de service, l’instruction et la circulaire. De manière ramassée, l’on retient que :
- la note est un document de communication écrite utilisé à l’intérieur d’une même entité administrative. Il existe des notes de synthèse, les notes de présentation, note de transmission et les notes d’analyse ;
- les documents pour rendre compte d’un événement ou d’une activité. Parmi ceux-ci on peut citer : le compte-rendu, le procès-verbal, le rapport et le mémoire ;
- les actes administratifs qui représentent la trace écrite de la manifestation de la volonté de l’administration publique. Laquelle crée ou modifie une situation juridique. Il en existe deux à savoir les actes administratifs unilatéraux et les actes administratifs bilatéraux.