Du 02 au 04 février 2022, la Direction des Ressources Humaines (DRH) du Ministère des Finances a organisé à Kribi, une session de formation sur la « Gestion efficace des RH : Les outils classiques et innovants de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des compétences (GPEC) ». Le CENADI et les autres structures du MINFI y ont pris part. L’objectif global de ce séminaire était de permettre au MINFI de créer de la valeur en adhérant au développement des compétences susceptibles de produire une offre toujours innovante et conforme à ses orientations stratégiques.
Les objectifs spécifiques étaient d’aider les participants à :
- Parvenir à une bonne intelligence de la problématique de développement des compétences et de ses enjeux ;
- Savoir comment établir une perspective globale de développement des compétences en mettant l’accent sur la démarche de mise en place d’un projet GPEC dans une administration.
Les travaux ouverts par M. Roger Anya BOMBA, Sous-Directeur des Ressources Humaines, représentant du Directeur des Ressources Humaines, ont permis aux participants de mieux appréhender les notions de ressources humaines, de personnel, de compétence et de performance.
Ainsi, une ressource humaine est une personne qui, recrutée à son poste, répond aux problématiques liées à son recrutement. Il est capable de créer de la valeur pour son administration et ses attentes sont des livrables tandis qu’un personnel est un centre de coût du fait des charges liées à sa carrière. Le personnel est une charge. Il est dangereux pour la performance.
La compétence quant à elle c’est ce qui permet à un employé de faire toutes les activités de son poste, au niveau de performance attendu par son organisation. La compétence est constituée des caractéristiques personnelles d’un individu, définies par ses motivations, ses aptitudes intellectuelles, ses traits de caractère, ses attitudes (savoir-être) et ses connaissances (savoirs) qui créent l’intention d’agir et qui se manifestent en action par ses savoir-faire (habiletés techniques et non techniques spécifiques) observables, appropriés à l’exercice de son occupation. La compétence garantit la performance qui elle est synonyme de résultats. La performance est adossée à la fois aux livrables (qui sont individuels donc fonction du poste) et à la fréquence de production de ces livrables en fonction des standards. La performance doit coller aux réalités et récompenser le mérite.
L’expert du COLLEGE DE PARIS, Jacques BIKOLONG, en charge de cette formation, a rappelé que la GPEC jusque-là présentée comme un projet, est un comportement, une attitude et une culture. La mission d’une DRH est d’aider l’administration à assurer son mandat. Pour cela, elle doit lui donner un personnel compétent et bien entretenu à travers des conditions de travail attractives selon le principe d’équité. Ces conditions qui ne sont pas que salariales, intègrent aussi le plan de carrière et la formation. Il s’agit donc d’élaborer des stratégies, de mettre en place un dispositif cohérent permettant d’avoir les résultats et à la hiérarchie de garantir l’atteinte de ceux-ci. En sommes, une DRH doit pouvoir créer de la valeur, en l’occurrence la mise en place des stratégies et actions visant à la fidélisation et la motivation des personnels. L’une des principales missions étant de concevoir les outils dont le but contribue à la vulgarisation de la culture du résultat.
Les échanges et les travaux de groupe sur les trois modules de formation, à savoir : Gestion des compétences et ses enjeux ; boite à outils pour réussir la mise en place d’un projet de développement des compétences et démarche pour la mise en place du projet, ont conduit à un ensemble de recommandations. Il s’agit entre autres de l’élaboration et la vulgarisation des fiches de poste ; l’élaboration des pyramides des âges dans les structures; l’élaboration du livret d’accueil des nouvelles recrues et l’institutionnalisation des entretiens professionnels.
Développement des compétences
La mise en place d’un projet de développement des compétences passe par la définition des critères d’évaluation de la performance. Ces critères sont la quantité des résultats (produits et services), la qualité desdits résultats, le temps d’exécution et la manière de faire les activités.
Ce processus passe également par l’élaboration des fiches de poste à partir des missions de chacun. Cette fiche est essentiellement dynamique et regroupe les activités pérennes, périodiques, occasionnelles et courantes. Le système d’évaluation doit être porté par la fiche de poste.
Parmi les autres outils, il y a les pyramides qui sont des outils d’aide à la décision. Il faut pouvoir les interpréter car elles renvoient un message qui rappelle les problématiques liées à une organisation. Il existe plusieurs pyramides :
- Pyramide en champignon qui présente un déficit de jeunes salariés face à une population plus âgée. Cette pyramide peut conduire à une perte de compétence, une altération des valeurs de l’entreprise, une perte de son histoire. La GPEC doit donc faciliter la prorogation pour les futurs retraités qui n’ont pas eu le temps de former les jeunes. Envisager un contrat de consultation puis une prime de bonne séparation.
- Pyramide en violon qui présente un resserrement en son centre et laisse entrevoir des différences culturelles, des divergences de visions et de méthodes de travail entre générations. Elle présente un conflit entre les générations, le fonctionnement par clan. La raison est que la culture d’entreprise de l’administration n’est pas forte. Pour réussir la socialisation des nouveaux, il faut le livret d’accueil qui comprendra la culture d’entreprise, le cadre organique, les skills du manager, la règlementation et les procédures.
- Pyramide en poire écrasée qui présente une entreprise très jeune mais aussi très peu expérimentée. L’analyse laisse entrevoir que l’importance de l’expérience a peut-être été occultée. Ici, les jeunes maitrisent la technologie mais négligent la culture d’entreprise et les procédures. Il faut pourtant collaborer avec les autres domaines. Les unités opérationnelles doivent mutualiser leurs efforts.
- Pyramide en ballon de rugby qui semble être la plus harmonieuse. Toutefois, il faut tout repérer les compétences rares qui vont partir. Cette pyramide est l’idéal sauf qu’elle ajoute à des problématiques du champignon. Il faut analyser l’avenir des processus, penser que les seniors laissent les successeurs. Il faut en plus mettre en place une politique de gestion des talents sinon on fera face à des démissions.
Démarche
Pour la mise en place d’un projet GPEC, le formateur a fait observer qu’il y a des collaborateurs qui ont la conscience des tâches. Ils attendent qu’on leur confie du travail. Les personnes en charge de la gestion des ressources humaines doivent donc les amener à passer à la conscience du poste occupé en leur faisant élaborer chacun un projet de fiche de poste en fonction des missions liées au poste qu’il occupe. Tous les six mois, il doit pouvoir la consulter.
Il nous a été rappelé que le principe général de la GPEC a pour variables le projet d’entreprise, le temps, l’environnement, la notion d’emploi, d’effectif et de compétence (adéquation entre emploi et compétence), la vie d’entreprise (décès, démission, retraite et licenciement). La gestion des ressources humaines doit par conséquent être à la fois prospective, prévisionnelle et tenir compte des écarts. Il s’agit de maîtriser l’impact de l’environnement économique et social sur la stratégie de l’entreprise et mettre en place une politique de gestion des talents.
La DRH a pour mission de réduire l’écart ou le maitriser à travers le recrutement, la formation, le transfert des compétences, la réorganisation et la mobilité. Le but étant de s’assurer d’avoir toujours des effectifs par rapport aux défis qui vont se présenter.