Le style administratif est une façon de s’exprimer propre à l’administration. Il utilise des mots, des formules et des tournures de phrases, en neuf qualités.
- La simplicité. Elle voudrait que l’agent public évite des mots pompeux, des phrases longues et obscures ;
- La clarté au travers de laquelle, le rédacteur évitera au lecteur de deviner l’idée développée. Le langage de l’administration est commun à tous les destinataires ;
- La précision ou l’exactitude afin d’éviter des interprétations erronées ou incorrectes par le destinataire quel qu’il soit (supérieur hiérarchique, collaborateur, collègue ou tout autre usager) ;
- La courtoisie, à laquelle s’ajoute la prudence ;
- L’objectivité, précieuse dans les rapports entre collaborateurs ;
- La synthèse, très utile pour faciliter la décision ;
- Le respect de la hiérarchie qui doit se traduire dans les documents avec l’emploi des certaines formules consacrées. Ainsi, un supérieur hiérarchique pour s’adresser à ses collaborateurs écrira par exemple: « J’ai l’honneur de vous faire connaître…, Je vous envoie ci-joint pour étude…, J’attache du prix à la réalisation rapide…, Je vous engage à faire preuve de plus de circonspection à l’avenir… »
Et pour s’adresser à la hiérarchie, l’agent écrira : « Je vous saurais gré de bien vouloir…, J’ai l’honneur de vous rendre compte…, Je vous suis très obligé de la bienveillante attention que vous voudrez bien porter à ma requête… »
- La neutralité synonyme d’impartialité en rapport avec l’égalité de tous devant le service public. Elle est étroitement liée au principe d’objectivité ;
- La responsabilité qui doit transparaître dans le choix des mots, la transcription de l’identité du signataire du document.
Outre ces qualités, le document administratif doit revêtir un caractère convaincant, crédible, et son contenu doit être vérifiable. Il doit enfin être dépouillé de pléonasmes et de mots génériques.